Le applicazioni documentali Top Consult sono il perno su cui ruota l’ambizioso progetto di rinnovamento della società basato su processi aziendali innovativi e digitalizzati
Nel 2012 Tirrenia, la storica società di navigazione marittima dello Stato, è stata privatizzata. Compagnia Italiana di Navigazione (CIN) si è aggiudicata la gara di privatizzazione acquisendo il controllo della società. Oggi Tirrenia-Compagnia Italiana di Navigazione, con sede legale a Cagliari e sede operativa a Napoli, 1.300 dipendenti e una flotta di 18 navi passeggeri e merci fra le più moderne del Mediterraneo, è leader in Italia e uno dei principali operatori marittimi europei. In particolare è titolare del servizio pubblico di collegamento con Sardegna e Sicilia e con le Isole Tremiti.
Tirrenia-CIN è ora impegnata in un ambizioso progetto di rinnovamento e di sviluppo, il Progetto Azienda Paperless imperniato sul ruolo fondamentale dell’IT e della Gestione Documentale mediante le soluzioni applicative progettate con Top Consult. “La nostra società – spiega Paolo Cozzi, CIO di Tirrenia-CIN – ha alle spalle una storia lunga e prestigiosa, ma a causa delle restrizioni imposte dal periodo di amministrazione straordinaria e prima del processo di privatizzazione, era rimasta per diversi anni ferma in una specie di limbo che per di più si aggiungeva alle logiche precedenti della gestione pubblica. Con il passaggio alla gestione privata a luglio 2012, c’è stato il rinnovamento del management e un nuovo forte orientamento al mercato. La gestione elettronica dei documenti acquista in questo quadro una connotazione particolarmente rilevante: al centro della nuova filosofia di gestione c’è la creazione di processi aziendali e manageriali più innovativi e digitalizzati, che eliminano sempre più il tradizionale ricorso all’uso della carta”.
Con il recente trasloco dalla vecchia sede – ubicata in un palazzo storico di Napoli – a una nuova location più moderna e funzionale ma dotata di minori spazi ad uso di archivio, Tirrenia-CIN ha inoltre condotto una massiccia operazione di dematerializzazione dei vecchi archivi rendendoli disponibili in formato digitale. Evitando così tutti i problemi di spazio e di stoccaggio, ma anche – mediante le nuove procedure digitali – la produzione in pochi anni di una nuova montagna di carta. Al di là del contenimento dei costi legati alla produzione e gestione della carta, c’è infatti un ragionamento strategico connesso alle problematiche di processo: mentre la carta impone di lavorare in un certo modo, lento e superato, le aziende moderne che si muovono sul mercato devono essere sempre più flessibili e reattive, e le tecnologie digitali sono l’unico reale abilitatore di processi più rapidi ed efficienti.
“La gestione documentale è presente in Tirrenia con i sistemi Top Consult già da una decina d’anni; dato l’ottimo rapporto di partnership, nel 2012 abbiamo deciso di continuare direttamente la collaborazione, accelerando così i processi di rinnovamento ed estendendo la gestione elettronica dei documenti a diverse nuove aree applicative. Alla fine dell’anno scorso, è stata installata la nuova piattaforma TopMedia Social NED, avviata la migrazione delle applicazioni e studiati nuovi progetti innovativi. Gli utenti usano i documenti elettronici per il loro lavoro quotidiano: non c’è quindi digitalizzazione statica del documento che rimane in archivio, ma gestione “viva” nei processi di lavoro”.
L’integrazione fra sistema documentale Top Consult e gestionale SAP è già funzionante, sia nel ciclo passivo (dove si automatizza il lavoro dell’Ufficio Acquisti, si archiviano fra l’altro le fatture elettroniche a norma) sia in quello attivo (con la conservazione digitale a norma dei documenti fiscali, comprese fatture elettroniche PA e non, e la gestione di DDT, biglietti passeggeri, polizze merci, corrispondenza). Per le fatture elettroniche PA viene usata l’apposita soluzione Top Consult, che archivia le fatture, le firma, le spedisce allo SDI e ne monitora la ricezione, effettuando poi la conservazione digitale a norma.
Nel settore del Personale, il Libro Unico del Lavoro del personale non viaggiante è interamente digitalizzato e conservato in modo sostitutivo. I dipendenti potranno consultare online il cedolino stipendio sul portale Intranet, che colloquia in modo integrato e trasparente con il sistema documentale. Sempre in questo settore è digitalizzata tutta la corposa documentazione del personale navigante, con alert sulle scadenze di certificati e corsi obbligatori per legge. Un’altra importante applicazione è la riorganizzazione dell’Ufficio Postale interno, con la digitalizzazione della corrispondenza, la sua distribuzione in forma elettronica e la conservazione digitale, il tutto mediante TopMedia Social NED.
