Le funzioni social conquistano la suite TopMedia NED, cavallo di battaglia della società torinese, e permettono di rendere sempre più collaborativa la gestione documentale in azienda
Si parla sempre più di pratiche “collaborative”. Perché non c’è dubbio che nelle aziende la collaborazione tra utenti sia la vera chiave per raggiungere nuovi livelli di efficienza ed evitare qualunque tipo di spreco. E oggi “collaborativo” fa rima con social, presupponendo l’utilizzo di strumenti tipici dei social media, come bacheche, gruppi di lavoro e notifiche, per realizzare processi sempre più rapidi e maggiormente efficienti. Di questa nuova istanza è portabandiera Top Consult, società torinese attiva nella gestione elettronica dei documenti e pioniere nella conservazione digitale, fondata una trentina d’anni fa da Pier Luigi Zaffagnini, che spiega a Data Manager le linee guida dell’evoluzione verso quello che la stessa azienda definisce «utente collaborativo».
Piattaforma enterprise
Il punto di partenza è TopMedia, il sistema documentale che costituisce il vero cavallo di battaglia di Top Consult, in quanto perfettamente integrabile con qualsiasi sistema ERP e gestionale, oltre che costantemente ottimizzato in base all’evoluzione delle esigenze dei clienti. Nato nel 1992, come strumento per la gestione elettronica dei documenti, TopMedia «ha avuto successo grazie alla nostra intuizione di legare i documenti, ormai presenti in azienda in forma elettronica, a un gestionale, in modo da non realizzare una semplice automatizzazione dell’archivio, ma completare la gestione dell’azienda con i documenti elettronici» – spiega Pier Luigi Zaffagnini, amministratore di Top Consult. Proseguendo nell’evoluzione, è nato TopMedia NED, che consente la «navigazione» completa nei documenti correlati; poi il nuovo sistema TopMedia Social NED è stato riprogettato interamente anche nell’architettura, in modo da consentirne l’uso a un numero sempre più ampio di utenti, introducendo funzioni quali la fault tolerance, il load balancing e altre caratteristiche di livello enterprise. Da qui, il passo verso l’inserimento delle nuove funzioni “smart” e “social”, che definiscono oggi la piattaforma enterprise TopMedia Social NED, è stato breve: «L’idea di fondo è stata quella di pensare a un utente che voglia utilizzare TopMedia pur non avendola mai vista prima, magari utilizzando le modalità di interazione tipiche dei social, cui ormai sono tutti abituati. Un altro esempio di come la nostra nuova piattaforma ha rivoluzionato il modo di fare gestione documentale» – sottolinea Zaffagnini.
Soluzioni di successo
Non stupisce quindi il successo di Top Consult, che oggi conta oltre 500 clienti fra imprese ed enti pubblici in Italia e all’estero, con nomi di sicuro rilievo come L’Oréal, Lavazza, Gruppo RINA, Acqua Minerale San Benedetto e TAG Heuer. Le soluzioni applicative Top Consult sono impiegate da oltre 300mila utenti finali, mentre complessivamente sono gestiti e conservati digitalmente con i sistemi documentali TopMedia più di 350 milioni di documenti. La società fornisce due tipi di soluzioni applicative sia in house sia su cloud: per le organizzazioni medio-grandi che vogliono realizzare progetti articolati a livello aziendale, vengono studiate soluzioni ad hoc basate su TopMedia Social NED, mentre per le PMI che vogliono realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni in specifici settori come la contabilità, il personale o la gestione della corrispondenza, vengono impiegati i pacchetti applicativi TopMedia Social NED già pronti all’uso.
Gli strumenti collaborativi
«Con le nuove funzioni innovative e collaborative della nostra piattaforma documentale TopMedia Social NED, l’utente ha a disposizione una home page che gli permette di tenere sotto controllo tutti gli ambienti collaborativi nei quali è coinvolto: gruppi di lavoro, pratiche e workflow. Ogni utente può organizzare la propria home page, tenendo in evidenza i gruppi e le pratiche “preferite”, può avere a disposizione le ricerche che effettua più frequentemente e la bacheca nella quale si aggiornano in continuazione i messaggi e le notifiche degli ambienti collaborativi dei quali è follower» – spiega Zaffagnini. In altre parole, mutuando dagli onnipresenti social media le modalità di interazione, la società propone «un nuovo modo smart di lavorare, che consente di velocizzare i processi aziendali, sia quelli strutturati sia quelli non strutturati, annullando le barriere comunicative e potenziando l’Erp aziendale, che di solito non dispone di strumenti collaborativi e usa soprattutto la posta elettronica, che come noto deve essere gestita e conservata a parte con notevoli aggravi» – fa notare Zaffagnini.
Tre nuovi moduli per TopMedia
Più in dettaglio, l’utente è definito “collaborativo” perché utilizza strumenti di collaborazione nei processi aziendali che lo vedono coinvolto, cioè lavoro di gruppo, bacheca e notifiche al posto dell’email, che invece rimane come strumento di comunicazione verso l’esterno dell’azienda. Per i processi non strutturati, l’utente usa il modulo “Groupware” di TopMedia Social NED, mentre per i processi strutturati sono utilizzati i nuovi moduli “Pratiche collaborative” e “Workflow collaborativo”, operando ovunque si trovi su pc, notebook, mobile o web. In concreto, nel caso di un processo non strutturato quale può essere la creazione di un nuovo prodotto, il modulo Groupware crea un social network aziendale, sicuro e protetto, pensato per i gruppi di lavoro interfunzionali: gli utenti hanno quindi a disposizione uno spazio comune per condividere contenuti e messaggi, con un file sharing evoluto dotato di versioning, check-in e check-out, la tracciatura delle operazioni sui documenti, un ambiente di authoring, e soprattutto comunicano tra loro tramite una bacheca e non via email, della quale purtroppo si abusa spesso, «tanto che si calcola che il tempo speso per sfrondare la casella di posta da quella non necessaria sia pari al 20-25% del tempo totale» – evidenzia Zaffagnini.
Invece, nel caso di processi strutturati, cioè definiti secondo regole aziendali prefissate, i nuovi moduli pratiche e workflow consentono all’utente di gestire in modo collaborativo e senza email il flusso dei documenti al loro interno. Si gestiscono così in forma più evoluta pratiche come per esempio quelle di vendita o di realizzazione di una commessa, e si usa il workflow per automatizzare un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.
Tutto sotto controllo
L’utente collaborativo targato Top Consult può anche tenere sotto controllo i processi in cui è coinvolto grazie al “Controllo attività”: si tratta di un cruscotto di monitoraggio che consente di verificare in ogni momento lo stato di avanzamento dei flussi documentali e delle pratiche in cui l’utente è operativo o delle quali ha la responsabilità. Per esempio, un manager potrà vedere sia i propri step sia tutti quelli degli utenti operativi che riferiscono alla sua divisione aziendale, avendo sempre la situazione aggiornata in tempo reale.
Tra i vantaggi della piattaforma TopMedia Social NED per la gestione documentale e la collaborazione aziendale vi è infine quello di avere sempre un sistema retrostante che tiene traccia di tutte le interazioni, che permette di riesaminare l’intero percorso del progetto. In altre parole, quando si chiude una pratica o un flusso documentale, la relativa “storia” viene automaticamente salvata: le conversazioni avvenute nella bacheca, le notifiche inviate dal sistema, tutte le attività di ricerca e archiviazione effettuate sono tracciate e archiviate assieme alla pratica e al flusso documentale. In questo modo, non è necessario andare a cercare altrove i documenti come le email, perché tutto nasce già all’interno della pratica e del workflow. Con notevole beneficio per tutti.
