Nuove sinergie con i partner di valore e nuovi modelli di collaborazione. Il procurement dei servizi professonali in UniCredit
Una grande organizzazione bancaria multinazionale come UniCredit si trova inevitabilmente al centro di un complesso gioco di relazioni con le realtà che generano i beni e i servizi di cui il Gruppo deve approvvigionarsi sui mercati esterni. La corretta gestione delle attività di procurement porta a individuare significativi margini di ottimizzazione e risparmio. Come spiega Francesco Donatelli, head of Group Procurement in questa intervista, UniCredit è alla ricerca di innovazione anche in questo ambito, soprattutto per quanto riguarda il sourcing dei servizi professionali di ICT. L’obiettivo è costruire con i partner esterni relazioni capaci di innestarsi sulla strategia complessiva di UniCredit, applicando metodiche e strumenti di controllo e collaboration che aiutano a interagire con le risorse come se non esistessero barriere o distanze fisiche.
Ma quali sono le funzioni e le problematiche affrontate dalla struttura Group Procurement? Di quali valori in gioco stiamo parlando in termini di headcount, budget di spesa, partnership con fornitori? «Group Procurement – ci racconta Francesco Donatelli – ha oggi circa trecento persone distribuite in sedici paesi e si occupa dell’acquisto di beni e servizi a supporto del business, facendo leva su economie di scopo e di scala, contribuendo in maniera efficace al presidio e all’ottimizzazione dei costi esterni e valorizzando le sinergie indubbiamente presenti in un gruppo delle dimensioni di UniCredit. Svolgiamo indagini e ricerche di mercato, ci occupiamo di vagliare i fornitori, bandire gare d’appalto, negoziare e monitorare a livello globale e locale, grazie alle strutture di central sourcing e di local procurement, le condizioni favorevoli per l’approvvigionamento di beni, servizi e attrezzature. Proponiamo soluzioni innovative sia in fase negoziale sia in termini di fornitura, assicurando costantemente elevati livelli di qualità e gestiamo circa tre miliardi di euro di contratti su base annua».
Governare i costi
Il Procurement è senza dubbio uno dei primi attori nel governo dei costi. La struttura lavora a stretto contatto con la struttura di Planning, Finance & Administration, dalla costruzione del budget al raggiungimento del target, supportando attivamente le varie funzioni nelle fasi di ottimizzazione della spesa e consolidamento dei costi. «La sinergia creata con le strutture centrali di governo della spesa – spiega Francesco Donatelli – ha permesso per esempio lo sviluppo di un nuovo processo di budget freeze che, valorizzando la differenza tra quanto posto a budget dal proponente l’acquisto e quanto effettivamente negoziato da Group Procurement, influisce in termini di saving sull’economia di Gruppo. I livelli di complessità nei rapporti con i fornitori di beni e servizi in un contesto bancario multinazionale di questa scala sono facilmente immaginabili.
La dimensione di UniCredit è indubbiamente un valore sul quale Group Procurement può e deve far leva per perseguire eccellenza ed efficienze operative a livello globale. La nostra sfida quotidiana è proprio diventare un fattore abilitante per il successo del Gruppo ricercando le migliori partnership a livello internazionale. In un contesto bancario di gruppo, la relazione con i fornitori potrebbe definirsi bilaterale perché il provider spesso è anche cliente. «E per trasparenza – fa notare Francesco Donatelli – facciamo leva sulla cosiddetta marketing competition: tramite il processo di gara, tutti i provider hanno uguali opportunità e vengono selezionati in base alla relazione prezzo/qualità proposta. In alcune aree specializzate, le partnership rappresentano inoltre un valore. I nostri partner, leader nel proprio settore di riferimento, contribuiscono in modo strategico allo sviluppo del business».
La tecnologia al centro
Le tecnologie hanno una funzione chiave nell’efficienza operativa. Group Procurement è una realtà integrata in UniCredit Business Integrated Solutions. Ed essere parte della società globale di servizi del Gruppo significa essere direttamente coinvolti nel processo di sourcing.
La vicinanza organizzativa con le linee di business consente un supporto diretto che soddisfa sia gli obiettivi di UniCredit sia le specifiche esigenze interne in termini strategici e di business continuity. «Inoltre – racconta Francesco Donatelli – ci avvaliamo anche della collaborazione di i-Faber, una società del Gruppo, che grazie alle competenze specialistiche di procurement e alla propria piattaforma digitale di e-procurement è la dimostrazione di quanto la tecnologia sia fulcro nel nostro settore di attività.
Alcuni fornitori sono talmente rilevanti da un punto di vista strategico da poter quasi essere equiparati a veri e propri partner. Infatti, con un numero selezionato di fornitori di servizi professionali ritenuti strategici è stato stipulato un accordo di partnership che garantisce al business un contributo cruciale in termini di innovazione e sviluppo.
«Grazie a queste collaborazioni – spiega Donatelli – UniCredit Business Integrated Solutions si avvale in tempi davvero ridotti di servizi ad altissimo livello di specializzazione. Per esempio, in ambito ICT, abbiamo una partnership con una strettissima cerchia di provider, eccellenti nel proprio ambito di riferimento, che ci permette di fare davvero la differenza in termini di sviluppo strategico».
Partnership di valore
Le società di servizi come UniCredit Business Integrated Solutions sono realtà costituite originariamente con obiettivi di accentramento delle risorse impegnate sull’erogazione di servizi ICT. La formula della partnership consente di avere un approccio più globale al problem solving, basato anche sull’impiego di risorse altamente specializzate e strutturate per competence center, ma non appartenenti al perimetro di gruppo. Per capire quali strumenti utilizzare per favorire il lavoro di squadra e facilitare gli interventi particolarmente urgenti, le valutazioni si fondano su rendimento e performance, indipendentemente dalla presenza fisica. «Come Group Procurement – dice Donatelli – abbiamo affiancato i business line manager, ovvero le figure preposte a gestire la relazione tra UniCredit Business Integrated Solutions e l’insieme delle banche e divisioni di business di Gruppo, in questo percorso di trasformazione anche culturale coinvolgendoli nelle iniziative di successo allo scopo di rendere davvero intelligibile il nuovo approccio. Perno di tutto è naturalmente la tecnologia. Grazie a videoconference, webcall e online meeting, possiamo infatti essere sempre in contatto con i nostri “partner”, superando tempestivamente le difficoltà e riducendo sensibilmente i costi di trasferta».
Francesco Donatelli, head of Group Procurement di UniCredit
