Documenti, Informazioni, Processi: nell’era dell’innovazione continua, tornano all’ordine del giorno tematiche più mature, che necessitano di essere aggiornate per essere vincenti nel percorso di trasformazione verso l’azienda digitale
Perché nell’era dell’ipermobilità, della fruizione di servizi on cloud, dell’analisi real-time di enormi volumi di dati eterogenei e dell’utilizzo di strumenti di social networking non solo per interazioni personali ma anche e soprattutto per svolgere attività di business, è ancora importante parlare di documenti, informazioni e processi? Perché i fenomeni innovativi della Terza Piattaforma – Cloud, Social, Big Data & Analytics e Mobility – stanno impattando notevolmente sui processi documentali, e tale impatto sarà sempre più consistente con il crescere del livello di penetrazione di queste quattro tecnologie all’interno delle realtà aziendali. Per questo motivo, anche i “vecchi” processi documentali necessitano di un ripensamento consistente, al fine di cogliere appieno tutti i vantaggi che tali innovazioni aspirano a portare alle aziende che vogliono innovare e innovarsi.
Nuove e vecchie logiche
Nuove e vecchie tecnologie, nuovi e vecchi processi IT e di business devono essere in grado di dialogare, di interagire e di interconnettersi tra loro per il raggiungimento di obiettivi comuni, spesso già affrontati in passato ma che l’implementazione di soluzioni innovative e dirompenti porta sempre a voler migliorare. Dal punto di vista dell’efficienza, delle opportunità di business, del time-to-market, della produttività.
È per questo motivo che IDC Italia ha deciso di inserire il “DIP Paradigm” (Document, Information & Process) all’interno delle proprie analisi per il 2015, in quanto considera questo tema come uno degli ambiti su cui le aziende italiane andranno a focalizzare (o forse, sarebbe più opportuno dire ri-focalizzare) la propria attenzione.
Le aziende hanno da sempre dovuto affrontare problemi legati alla gestione documentale, a partire da quelli legati all’infrastruttura di stampa, che comprende stampanti, toner, inchiostro e carta, a quelli inerenti la gestione di flussi e processi come per esempio quelli relativi al ciclo di fatturazione attivo e passivo, alla modulistica o alle buste paga, fino ad arrivare a quelli riguardanti la loro archiviazione e conservazione fisica. Nel corso degli anni, a questi problemi si sono aggiunte nuove criticità, nuove sfide ma anche nuove opportunità come per esempio la digitalizzazione di molti processi di business, la gestione dei contenuti di siti e portali, la dematerializzazione e l’archiviazione digitale che progressivamente sta andando ad affiancarsi o addirittura a sostituirsi a quella cartacea.
La nuova complessità
L’innovazione tecnologica però non si ferma e il recente e dirompente sviluppo dei fenomeni legati alla Terza Piattaforma ha portato nuova complessità per quanto riguarda la gestione e l’archiviazione di documenti e informazioni, come per esempio a seguito dell’introduzione di strumenti social (Twitter e Facebook solo per citarne alcuni) all’interno dei processi aziendali. Ma ogni cambiamento può essere visto come una criticità, come un problema aggiuntivo oppure come un’opportunità di crescita. I quattro pillar della Terza Piattaforma offrono alle aziende strumenti per far sì che il cambiamento non apporti solo un impatto negativo per quanto riguarda la gestione, i costi di archiviazione e il rispetto normativo in termini di protezione dei dati sensibili, ma si trasformi concretamente in un’opportunità in grado di recare vantaggi sostanziali alle aziende, siano esse industrie private o pubbliche amministrazioni.
Verso l’esterno, ovvero per posizionare al meglio la propria offerta nei confronti della concorrenza e per cogliere ogni opportunità che il mercato può offrire, le aziende potranno far leva sulle informazioni e i documenti in loro possesso, incrementando la propria competitività, migliorando la “conoscenza” della propria clientela, anticipando le loro esigenze, soddisfacendo le nuove necessità in tempi più ridotti, infine innovando i propri prodotti e servizi.
Situazioni reali
Non si sta parlando di un futuro remoto o di casi di applicazione solamente teorici, ma si sta facendo riferimento a situazioni reali, che, anche se in numero ancora limitato, sono già presenti e riscontrabili sul territorio italiano. Per fare alcuni esempi concreti, grazie all’implementazione congiunta di soluzioni di Social Business, Document & Information Management, Big Data e Analytics, in Italia un’azienda assicurativa è stata in grado di lanciare un nuovo servizio di preventivi online, analizzando le abitudini, le informazioni derivanti dall’attività social, i dati relativi allo storico degli acquisti e dei preventivi effettuati attraverso i canali tradizionali (sportello e call center) della propria clientela.
Verso l’interno, invece, un’altra realtà italiana – facendo leva sulle informazioni generate dai sistemi di monitoring e controllo IT e dai sensori presenti all’interno del proprio data center – sta utilizzando i big data per attività di predictive event, con l’obiettivo non solo di ridurre i rischi di crash dell’infrastruttura IT, ma anche di migliorare le performance delle componenti di facility. L’implementazione di queste soluzioni ha portato a una maggiore stabilità e di conseguenza a un più elevato livello di disponibilità dei sistemi informatici grazie all’incremento della capacità di ridistribuire in modo uniforme i workflow all’interno del data center. I vantaggi derivanti da questa migliore gestione dell’infrastruttura IT e fisica, se lato IT ha ridotto il numero di incidenti e di fermo macchina, lato facility ha consentito un risparmio consistente nei costi legati al Power and Cooling.
Le aziende italiane
Il percorso di implementazione di queste soluzioni innovative non può tuttavia definirsi completo e portare i benefici attesi se le aziende non si adoperano per una revisione dei processi IT e di business che vanno a insistere su di essi. Cloud, Social, Big Data & Analytics e Mobility, infatti, portano con sé non solo innovazione da un punto di vista tecnologico ma anche la necessità di innovare l’approccio a come le attività legate al business devono essere gestite. Da questo punto di vista, la situazione a livello italiano presenta alcuni limiti a fronte di un livello di penetrazione dei quattro pillar in alcuni casi superiore non solo alla media europea ma anche ai paesi che solitamente si trovano un passo avanti, quali Germania, Francia e Inghilterra. Le aziende italiane, dunque, sembrano sottovalutare il problema. Un campione di aziende di medio-grandi dimensioni intervistate da IDC, che ha adottato uno dei quattro pillar della Terza Piattaforma, ha infatti dichiarato di non essere ancora intervenuto per rivedere i processi di business a essi collegati in oltre il 50% dei casi. La situazione sembra essere meno critica per quanto riguarda la Mobility, con solo il 25% delle aziende che dichiara di essere rimasta immobile su questo aspetto, mentre peggiora sensibilmente se si va a osservare il dato relativo alle soluzioni di Big Data e Analytics, dove troviamo quasi sette aziende su dieci che dichiarano di non aver ancora cominciato a rivedere i relativi processi di business.
In tema di gestione documentale, emerge una situazione altrettanto allarmante, con il 67% delle aziende che dichiara di non aver rivisto o di non avere in previsione di rivedere tali processi. Se tale condizione dovesse continuare a persistere, le aziende italiane vedrebbero i loro investimenti e i loro sforzi limitati se non addirittura vanificati, in quanto non riuscirebbero a cogliere i vantaggi in termini di semplificazione, agilità e innovazione, requisiti fondamentali per essere competitivi e continuare il percorso verso la creazione di una vera azienda digitale.
Sergio Patano, research & consulting manager – IDC Italia
