Conservazione ed esibizione a norma di legge in house o in outsourcing
Top Consult annuncia il modulo Lex del sistema documentale TopMedia Social NED. Il nuovo modulo, progettato per la conservazione digitale a norma dei documenti, recepisce già la recente normativa che riguarda le “Regole tecniche in materia di conservazione” emanate in riferimento all’art.71 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Le nuove regole, pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014, entreranno in vigore in modo obbligatorio 36 mesi dopo la pubblicazione e cioè il 12/3/2017; fino ad allora sono valide anche le regole di conservazione precedenti basate sulla delibera CNIPA N.11/2004.
[blockquote style=”4″]“Il nuovo modulo Lex è in anticipo di due anni rispetto all’entrata in vigore della nuova normativa – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult. In realtà la scadenza di legge non è lontana: conviene adeguarsi per tempo e applicare fin da subito le nuove regole con la collaborazione di un partner esperto come Top Consult, pioniere della materia (avendo realizzato oltre 15 anni fa per il Comune di Pesaro il primo archivio digitale a norma di legge in Italia), in modo da arrivare alla scadenza ben preparati e già rodati”.[/blockquote]
Le nuove regole definiscono le caratteristiche dei sistemi di Conservazione Digitale sia per i documenti informatici che per i fascicoli di documenti (aggregazione di più documenti informatici); i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione; rendono obbligatorio il manuale della conservazione, in cui vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.
Lex adotta le strutture dati e gli standard prescritti in particolare nell’art. 4 per la gestione dei pacchetti informativi di archiviazione e viene impiegato sia per la conservazione in house sia per quella in outsourcing. Una copia del documento presente in gestione viene replicata e portata nell’ambiente di conservazione, qui il file viene firmato digitalmente, unito ai metadati di indicizzazione in un file XML di tipo IDC (indice di conservazione) anch’esso firmato e marcato temporalmente. Nelle soluzioni in outsourcing, offerte in SaaS, Top Consult assume il ruolo di Responsabile della Conservazione; il servizio prevede la produzione del Manuale della Conservazione, certificabile dal legale.
La consultazione e l’esibizione dei documenti conservati possono avvenire mediante uno dei client messi a disposizione dalla piattaforma documentale TopMedia Social NED: Surfer, Surfer Web e Surfer Mobile, quindi anche in remoto e in mobilità. In particolare Surfer Mobile, progettato con App native per smartphone e tablet, consente di utilizzare tutte le funzionalità interattive del sistema documentale in modo semplice e intuitivo, ovunque ci si trovi.
Lex è un modulo della Piattaforma di Orchestrazione di TopMedia Social NED, che esegue i processi batch. Non usa stazioni di lavoro dedicate e può eseguire più lavori di conservazione in parallelo. Per effettuare la conservazione occorre almeno un certificato remoto di firma digitale automatica.
Rispetto al modulo precedente, il nuovo Lex introduce numerosi vantaggi. Oltre all’uso delle regole tecniche più recenti previste dalla normativa, non necessità di software specifico per la consultazione dei documenti, che sono sempre disponibili da qualunque client; non ha bisogno di macchine dedicate alla conservazione digitale né di hardware per la firma di documenti; consente la conservazione anche dei documenti di soli metadati (utile per la “pista di controllo”) e l’utilizzo di formati di conservazione di lungo periodo. Il Responsabile della Conservazione dispone di maggiore sicurezza e capacità di controlli, genera in modo semplice copie di sicurezza indipendentemente dal volume dei documenti conservati e crea rapidamente utenze di consultazione e visualizzazioni puntuali anche in caso di controlli da parte delle autorità.
