La Gestione Documentale non è più la stessa: niente e-mail, ma strumenti social e collaborativi per i processi strutturati e non strutturati
Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti da quasi 30 anni e pioniere nella conservazione digitale a norma degli stessi, annuncia “L’Utente Collaborativo”, nuove soluzioni per la gestione collaborativa e senza e-mail dei processi aziendali strutturati e non strutturati. L’annuncio conferma l’impegno Top Consult nel settore innovativo della Collaborazione Aziendale, uno dei punti di forza di TopMedia Social NED, la piattaforma enterprise che ha cambiato radicalmente il modo di fare gestione documentale.
L’utente è definito “collaborativo” perché utilizza strumenti di collaborazione nei processi aziendali che lo vedono coinvolto, cioè lavoro di gruppo, bacheca e notifiche al posto dell’e-mail (che rimane invece uno strumento di comunicazione verso l’esterno). Per i processi non strutturati l’utente usa il modulo Groupware, ora potenziato, di TopMedia Social NED, per i processi strutturati usa invece i nuovi moduli Pratiche Collaborative e Workflow Collaborativo, operando ovunque si trovi su PC, notebook, mobile o Web.
Nei processi non strutturati, ad esempio per la creazione di un nuovo prodotto, il Groupware crea un social network aziendale, sicuro e protetto, pensato per i gruppi di lavoro interfunzionali. Gli utenti condividono in uno spazio comune contenuti e messaggi, usano un file sharing evoluto dotato di versioning, check-in e check-out, tracciatura delle operazioni sui documenti, un ambiente di authoring; comunicano fra loro non per e-mail ma tramite una bacheca.
Nel caso di processi strutturati, definiti secondo regole aziendali prefissate, le nuove Pratiche Collaborative e il nuovo Workflow Collaborativo consentono all’utente di gestire in modo collaborativo e senza e-mail il flusso dei documenti al loro interno. Si gestiscono così in forma più evoluta pratiche collaborative come ad esempio quelle di vendita o di realizzazione di una commessa, e si usa il workflow collaborativo per automatizzare un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.
“Con le nuove funzioni innovative e collaborative di TopMedia Social NED, la nostra piattaforma documentale dalle caratteristiche “rivoluzionarie”, – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore di Top Consult – l’utente coinvolto nei processi aziendali ha a disposizione una Home Page che gli permette di tenere sotto controllo tutti gli ambienti collaborativi nei quali è coinvolto: gruppi di lavoro, pratiche e workflow. Ogni utente può organizzare la propria Home Page tenendo in evidenza i Gruppi e le Pratiche “preferite”, avere a disposizione le ricerche che effettua più frequentemente e la bacheca nella quale si aggiornano in continuazione i messaggi e le notifiche degli ambienti collaborativi dei quali è “follower”. E’ un nuovo modo “smart” di lavorare, che gli consente di velocizzare i processi aziendali strutturati e non, annullare le barriere comunicative e potenziare l’ERP aziendale che di solito non dispone di strumenti collaborativi e usa la posta elettronica per avvisi ed allerte agli utenti, posta che deve essere gestita e conservata a parte con notevole aggravio di tempo”.
L’utente collaborativo può essere chiamato a interagire nei processi, mediante una notifica che lo porta direttamente ad un Form prestabilito per effettuare l’operazione necessaria. L’utente però può tenere sotto controllo i processi in cui è coinvolto grazie al Controllo Attività: si tratta di un cruscotto di monitoraggio che gli consente di verificare in ogni momento lo stato di avanzamento dei flussi documentali e delle pratiche in cui è operativo o delle quali ha la responsabilità. Nel caso di un manager ad esempio questi può vedere sia i propri step sia tutti quelli degli utenti operativi che riferiscono alla sua divisione aziendale percependo in anticipo ed evitando eventuali anomalie.
Tutti i vantaggi del Collaboration
Soprattutto nel caso dei processi strutturati, introdurre le funzionalità dell’Utente Collaborativo significa aggiungere agli automatismi del processo la flessibilità, la semplicità e la velocità del Groupware. L’uso della bacheca e delle notifiche al posto delle e-mail aumenta infatti la produttività degli utenti del 20-25% (secondo i vantaggi concreti del nuovo modo di lavorare calcolati nel white paper Top Consult-ICT4Executive “Dalla Gestione Documentale al Social Business”).
Lo “smart working” è un’altra caratteristica peculiare della piattaforma TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale. E’ un modo nuovo di interagire con il sistema, basato su facilità d’uso e interfacce semplici e intuitive che utilizzano funzionalità social mirate al ruolo dell’utente. Disponibile ovunque, su tutti i client, allarga l’utilizzo della gestione documentale anche agli utenti non professionali.
Quando si chiude una pratica o un flusso documentale, la loro “storia” viene automaticamente salvata: le conversazioni avvenute nella bacheca, le notifiche inviate dal sistema, tutte le attività di ricerca e archiviazione effettuate sono tracciate e archiviate assieme alla pratica e al flusso documentale. Non si devono andare a cercare e portare dentro altri documenti come le e-mail, perché qui tutto nasce già all’interno della pratica e del workflow.
Le soluzioni collaborative di Top Consult eliminano quindi le barriere presenti nell’ERP con silos informativi diversi come i documenti o la posta elettronica; il sistema documentale realizzato con TopMedia Social NED diventa una parte fondamentale del sistema informativo, gestendo documenti e dati integrati con l’ERP e in più fornendo quelle potenzialità collaborative che danno flessibilità agli utenti e che risolvono i problemi del sistema gestionale stesso.
