Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione: scatta l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, una grande opportunità di innovazione digitale del Paese
Da oggi, tutte le Pubbliche Amministrazioni centrali e locali italiane potranno ricevere e pagare esclusivamente fatture elettroniche in formato strutturato e firmate digitalmente. L’obbligo della Fatturazione Elettronica verso la PA – già obbligatoria dallo scorso 6 giugno per oltre 9.050 enti pubblici della PA centrale, ovvero Ministeri, Presidenza del Consiglio dei Ministri e Avvocatura dello Stato, Agenzie Fiscali, Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza sociale, Forze di Polizia ad Ordinamento Civile e Militare, Istituti di Istruzione Statale – a partire dal 31 marzo 2015 viene estesa anche ad altri circa 12.450 enti, ovvero Regioni, Province, Comuni, Università, Enti della Sanità ecc. Una rivoluzione che coinvolge oggi complessivamente circa 21.500 enti pubblici e 46.076 uffici. Ad oggi, sono circa 2,2 milioni le fatture elettroniche già veicolate dal Sistema di Interscambio, ma si stima che a regime, saranno circa 50 milioni quelle scambiate tra la Pubblica Amministrazione e i suoi circa 100 mila fornitori abituali a cui aggiungono 1,8 milioni di fornitori occasionali, per un valore complessivo dell’acquistato pari a 135 miliardi di euro ogni anno.
La Fatturazione Elettronica consente alla Pubblica Amministrazione un risparmio di circa 17 euro per ogni fattura ricevuta: 14 euro a fattura grazie alla riduzione dei costi di manodopera, visti i minori tempi di gestione tra protocollazione, recupero documenti, riconciliazione, approvazione e registrazione; altri 3 euro a fattura grazie all’eliminazione dei costi di gestione e archiviazione. Anche per i fornitori della PA si stimano benefici importanti, compresi tra 6 e 8,5 euro per ogni fattura, nello specifico 4-5 euro a fattura grazie alla riduzione dei costi della manodopera per attività di stampa e imbustamento, relazione con la PA e conservazione, 2-3,5 euro a fattura per la riduzione dei costi riconducibili a materiali consumabili e riduzione dello spazio occupato. E la Fatturazione elettronica è solo l’inizio del percorso.
La completa Digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine, con la piena integrazione e dematerializzazione dei documenti, porterebbe benefici economici molto superiori: si stima una riduzione del costo del processo compresa tra 25 euro e 65 euro a ciclo, dall’avvio dell’ordine alla chiusura del pagamento.
Complessivamente, l’introduzione della Fatturazione Elettronica consentirà un beneficio economico di circa 1 miliardo di euro l’anno per la Pubblica Amministrazione italiana, grazie alla riduzione dei costi di esecuzione delle attività, alla migliore accuratezza del processo, alla riduzione degli archivi di documentazione fiscale all’abbattimento dei tempi di esecuzione dei processi. Sono da aggiungere circa 500 milioni di euro di risparmi legati all’aumento di produttività delle imprese che fornitori della PA, per un beneficio economico complessivo pari a 1,5 miliardi di euro. I risparmi però potrebbero crescere fino a 6,5 miliardi di euro l’anno, se da questo primo step si riuscisse a raggiungere la digitalizzazione dell’intero ciclo procure to pay della Pubblica Amministrazione. Arrivando fino a 60 miliardi di euro nell’ipotesi della digitalizzazione completa del Ciclo Ordine-Pagamento di tutte le imprese italiane.
Sono alcuni dei numeri presentati questa mattina dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano in occasione del convegno “31 Marzo 2015 – Fatturazione Elettronica: ultima chiamata!” tenutosi a Bologna, presso la sede della Regione Emilia Romagna, un’occasione di confronto tra PA, istituzioni e imprese sull’argomento.
“La Fatturazione Elettronica alla PA è un’opportunità concreta di innovazione digitale del Sistema Paese, una trasformazione che le organizzazioni sia pubbliche sia private non possono più permettersi di procrastinare – afferma Alessandro Perego, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione -. Il potenziale innovativo, soprattutto culturale, del passaggio alla Fatturazione Elettronica obbligatoria verso le PA può essere dirompente se riuscirà a introdurre una maggiore consapevolezza su come si gestiscono i flussi digitali. Non sarà un percorso facile, soprattutto a stretto ridosso della scadenza dell’obbligo, tuttavia è un cammino indispensabile da intraprendere”.
Con la Fatturazione Elettronica si intende il processo con cui si gestisce l’emissione, l’invio tramite il Sistema di Interscambio, la tenuta e la conservazione a norma del documento Fattura. Questo processo, definito dal legislatore in tutti i suoi passaggi, si ispira ai principi della dematerializzazione e dell’integrazione che costituiscono le colonne portanti della Digitalizzazione e che quindi possono essere estesi e applicati per digitalizzare l’intero Ciclo dell’Ordine.
L’obbligo di fatturare in modalità elettronica a tutte le PA del nostro Paese non significa solo allegare una qualsiasi file-fattura a una email o a una PEC, invece che spedirla. Significa per i fornitori della PA, produrre un file in formato elettronico strutturato, firmato digitalmente, da conservare a norma in elettronico obbligatoriamente per 10 anni; per le PA, ricevere un XML firmato da integrare nei sistemi contabili e da gestire con Workflow approvativi digitali, per poi portarlo in conservazione digitale a norma per 10 anni.
“La Fattura Elettronica alla PA potrebbe inaugurare un periodo di innovazione digitale pervasiva nelle relazioni di business e nei processi interni – spiega Paolo Catti, Responsabile della Ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica –. In questo contesto, infatti, digitalizzare non significa solo dematerializzare la carta, ma impostare una profonda revisione delle organizzazioni e del modo di lavorare alla luce delle opportunità offerte dalle tecnologie digitali. Per questa ragione, ora è opportuno non fermarsi alla sola Fatturazione, ma estendere il perimetro di riferimento all’intero processo logistico-commerciale e amministrativo-finanziario che va dalla creazione dell’Ordine alla chiusura del ciclo dei pagamenti e delle riconciliazioni”.
