A cura di Katiuscia Terrazzani, Director Southern Europe per la divisione Purchasing & Cost Performance Lowendalmasaï
Il Facility Management nasce negli Stati Uniti all’inizio degli anni ’80, durante un difficile periodo per l’economia nordamericana, che visse un radicale e repentino cambiamento: diminuzione delle barriere geografiche, maggiore circolazione delle merci e offerta più differenziata, con la conseguente evoluzione delle esigenze dei consumatori e del rapporto tra fornitore e cliente. Mutamenti che fecero crescere in modo esponenziale la competitività e che spinsero le aziende a dover ripensare ai propri processi, con una particolare attenzione all’ottimizzazione e all’efficientamento. In questo contesto divenne una chiave strategica anche la capacità di rendere flessibile e di ottimizzare la gestione delle strutture e dei luoghi in cui operavano le aziende: il Facility Management.
Infatti, secondo la definizione dell’IFMA (International Facility Management Association) il Facility Management “è la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda. Integra i principi della gestione economica e finanziaria dell’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”. Con il termine facility si identificano tutti gli immobili all’interno dei quali si svolge l’attività lavorativa e tutti i servizi a essa collegati e che la rendono possibile, quali manutenzione e pulizia degli edifici e degli impianti, interventi di riqualificazione, sorveglianza, protezione antincendio, ecc.
Una gestione efficace delle facility dovrebbe quindi essere volta al miglioramento, in termini di processi e costi, degli immobili, delle strutture e degli impianti aziendali. Si tratta di un processo continuativo, essenziale per le aziende che vogliono mantenere un certo grado di competitività nel mercato.
L’IFMA ha identificato tre macro aree che fanno parte del Facility Management:
– Servizi all’edificio, che racchiudono tutte le attività utili per il mantenimento dell’immobile, degli impianti e delle strutture. Obiettivo di questi servizi è garantire il funzionamento dello spazio all’interno del quale opera l’azienda, in linea con la normativa vigente in tema di sicurezza, utilizzo dell’energia e igiene;
– Servizi allo spazio, il cui scopo è quello di fare in modo che lo spazio dove si lavora sia correttamente organizzato per supportare l’azienda nello sviluppo della propria attività, facilitando i processi di comunicazione, circolazione delle informazioni e socializzazione;
– Servizi alle persone, i quali si riferiscono a un’area molto ampia che include, ad esempio, la ristorazione, la sicurezza, l’igiene ambientale.
Le aziende tendono a esternalizzare la gestione di tutti, o parte, di questi servizi. Un approccio vincente se si considera che sul mercato sono ormai presenti numerosi fornitori in grado di offrire elevate competenze settoriali, flessibilità e copertura territoriale.
Un’azienda, prima di avviare l’ottimizzazione del Facility Management, deve quindi effettuare una valutazione strategica di quali siano i servizi da ottimizzare rispetto ai costi e alle risorse, analizzare le esigenze dei propri clienti interni (dipendenti, ecc.), per supportare efficacemente il core business, e infine coordinare tutti i servizi, ottimizzando e re-ingegnerizzando i processi.
Un progetto di ottimizzazione del Facility Management inizia generalmente dalla mappatura dei servizi, dei fornitori in uso e dei relativi contratti, per comprendere se i costi e i livelli di servizio sono allineati con le esigenze e le aspettative dell’azienda. Ad esempio, in alcuni casi potrebbe essere utile effettuare una localizzazione dei possibili fornitori, in quanto fondamentale a livello operativo che questi si trovino nella stessa area geografica nella quale opera l’azienda, oppure, al contrario, se l’azienda è distribuita su più sedi, l’esigenza potrebbe essere quella di coinvolgere un general contractor, in grado di offrire servizi differenziati su tutto il territorio, con lo stesso livello qualitativo e di costo.
Prendiamo il caso reale di un’azienda che opera nel mercato del fashion retail, per la quale è stata eseguita un’attività di ottimizzazione del Facility Management per l’area delle pulizie. L’azienda possiede circa 160 negozi sul territorio italiano e si appoggia a circa 70 fornitori locali, con livelli di costo molto diversi tra loro. Il progetto è stato suddiviso in 2 fasi, perché i cambiamenti a livello del Facility Management, seppur non strettamente legati al core business, non vanno mai sottovalutati: infatti indirettamente possono generare inefficienze che hanno poi un impatto anche sull’attività principale dell’azienda.
Durante la prima fase, si è proceduto alla mappatura del servizio che i fornitori esistenti erogavano, con un’analisi del suo livello e dei relativi costi. Sulla base dei risultati ottenuti, si è proceduto con la standardizzazione dei livelli di servizio – ove possibile – e quindi con la rinegoziazione dei contratti con i fornitori in essere. Questa prima fase di 2 mesi è stata propedeutica per la successiva valutazione di altre realtà presenti sul mercato, che fossero in grado di gestire i servizi di pulizia dell’azienda con una maggiore efficienza e un minor costo. Sono stati coinvolti circa un centinaio di fornitori tra locali e nazionali. A seguito di un’approfondita analisi e qualificazione dei vendor coinvolti e dell’avvio della gara, il servizio è stato affidato a un unico fornitore a livello nazionale, scelta che ha permesso all’azienda di migliorare notevolmente processi e costi. Inoltre, questa attività è stata un’occasione per consolidare le operazioni ordinarie relative al servizio di pulizia e per ridefinire quelle straordinarie, con un re-design del processo di monitoraggio dei servizi. L’implementazione del nuovo fornitore è stata graduale: si è partiti dal Nord Italia e, solo dopo un follow-up positivo sull’inserimento del nuovo vendor nei vari punti vendita della zona, si è passati all’implementazione del Centro, poi del Sud e infine delle Isole. L’intero processo di questa seconda fase, dalla gara alla progressiva introduzione del nuovo vendor localmente, ha visto l’azienda coinvolta per circa 5 mesi.
Sul perimetro preso in considerazione da questo progetto l’azienda ha ottenuto circa il 24% di economie.
Risulta quindi evidente che si possono ottenere buoni risultati da un progetto di ottimizzazione del Facility Management. Se quindi è vero che non è un’attività core per le aziende, ha però un’importante ricaduta sul business nel momento in cui un’efficace gestione dei servizi impatta direttamente sui clienti interni ed esterni all’azienda. Va anche considerato che il Facility Management non è un mero strumento per tagliare dei costi, ma serve per gestire in modo efficiente un insieme di attività basilari per il corretto funzionamento dell’azienda, con un conseguente efficientamento di costi, processi, risorse e tempi di gestione. Un progetto di Facility Management genera efficienza indiretta che si riversa positivamente sulla produttività e reattività dell’azienda all’interno del mercato.
