Nella Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio scorso è stato finalmente pubblicato il DPCM 13 novembre 2014 (atteso da più di tre anni) contenente le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
La notizia giunge gradita, soprattutto per gli operatori del settore che attendevano da tempo questo pezzo mancante della normativa tecnica, per la cui emanazione l’associazione ANORC e gli Stati Generali della Memoria Digitale avevano presentato nei mesi scorsi alle istituzioni competenti anche un elenco di firme raccolte attraverso una petizione online.
A partire dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto, le pubbliche amministrazioni avranno diciotto mesi di tempo per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti ai dettami in esso contenuti, operazione che per alcune PA sarà sicuramente più complessa e faticosa dal momento che lo stato della digitalizzazione degli enti pubblici italiani è attualmente molto disuguale e in alcuni casi di parecchie misure indietro rispetto alla tabella di marcia.
Grandi cambiamenti si profilano all’orizzonte quindi, resi ancora più urgenti da alcune delle novità che il DPCM ha introdotto e che analizziamo per punti principali.
Documento informatico e metadazione
Nel DPCM il concetto di documento informatico spezza sempre di più i legami con la tradizionale forma cartacea per acquisire una crescente “volatilità” e identificarsi sempre di più con i flussi informativi. Viene ribadito come il documento quale rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti (come definito nell’art. 1 comma 1 lett. p) del CAD) può esistere giuridicamente solo se è adeguatamente staticizzato, gestito e conservato in idonei sistemi; che il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità solo se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione; che lo stesso documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, deve essere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione, la cui tenuta può anche essere delegata a terzi.
Novità, inoltre, anche in materia di metadatazione, visto che le nuove Regole tecniche dispongono l’inserimento nel documento informatico immodificabile, fin dalla sua formazione, di metadati obbligatori, ma soprattutto insistono sulla corretta metadatazione nella formazione del documento amministrativo informatico, disposizioni dettate anche nella prospettiva della valorizzazione del patrimonio informativo pubblico e degli open data, espressamente riutilizzabili per finalità commerciali anche da privati e aziende.
Copie e duplicati informatici
Nel DPCM si autorizzano forme certificate di acquisizione automatica di estratti e copie di documenti originariamente analogici o nativamente informatici, a patto che si assicuri alle copie prodotte forma e contenuto identici a quelli dei documenti da cui sono tratte, non più attraverso il solo raffronto dei documenti, ma anche con la certificazione del processo adottato per garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
Modelli organizzativi, sicurezza e professionalità
Le nuove regole, coordinandosi con le precedenti Regole tecniche dedicate a protocollo informatico e conservazione, forniscono ulteriori precisazioni su modelli organizzativi, ruoli, funzioni e professionalità nei sistemi di gestione e conservazione documentale di imprese e PA.
In particolare, per le PA l’art. 12 prevede che il Responsabile della gestione documentale (o, ove nominato, il Coordinatore della gestione documentale) predisponga, in accordo con il Responsabile della sicurezza e il Responsabile del sistema di conservazione, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, nell’ambito del piano generale della sicurezza e in coerenza con quanto previsto in materia dagli articoli 50-bis e 51 del Codice dell’amministrazione digitale e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale. Queste utilissime indicazioni confermano, quindi, la necessità nella PA (e nelle aziende) di specifiche figure professionali adeguatamente preparate che si occupino, coordinandosi tra di loro, di gestire a norma tutte le fasi di vita del documento digitale.
A cura di ANORC
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