Esker è stata scelta da Direct Energie, azienda privata francese fornitrice di energia elettrica e gas, per automatizzare le proprie fatture fornitori, circa 7.500 all’anno
Implementata come servizio cloud in meno di due mesi e totalmente integrata con l’applicazione SAP di Direct Energie, la soluzione di automatizzazione Esker Accounts Payable consente all’azienda di avere visibilità completa sull’intero processo di gestione delle fatture fornitori – dalla ricezione all’archiviazione.
Appartenente a un settore particolarmente sensibile (fornitura di elettricità), Direct Energie era alla ricerca di una soluzione per sistemare e ottimizzare i propri processi aziendali a seguito della fusione con Poweo. La crescita del business e del volume delle operazioni contabili ha determinato una maggiore complessità nella gestione delle fatture fornitori in termini di tracciabilità e di scambio sicuro dei documenti. Direct Energie decise così di contattare Esker nell’Agosto 2013 per l’ automatizzazione del processo di gestione delle proprie fatture fornitori.
“Il desiderio di automatizzare le fatture fornitori è nato dalla necessità di avere processi più affidabili ed efficienti”, ha dichiarato Louis-Mathieu Perrin, Chief Financial Officer, Direct Energie. “Le nostre fatture contengono dati sensibili e una cattiva gestione soprattutto delle condizioni di pagamento può avere conseguenze significative sulla liquidità dell’azienda e sulla fornitura di energia – il cuore del nostro business”.
Implementazione rapida grazie al Cloud Computing
Prima le fatture fornitori di Direct Energie arrivavano in formato cartaceo, venivano gestite manualmente e poi inserite in una cartellina per la firma. Una volta raccolte tutte le firme, le fatture venivano re-inviate alla contabilità per essere pagate e archiviate.
Ora, grazie a Esker, le fatture sono digitalizzate e i dati vengono catturati in automatico. Il responsabile della contabilità fornitori valida i dati riconosciuti che vengono poi inseriti in SAP. Un workflow di approvazione elettronico, basato su regole aziendali predefinite (es.: totale fattura, ruolo aziendale, ecc.) viene attivato, richiedendo agli approvatori di autorizzare il pagamento. Una volta approvata la fattura, il pagamento viene registrato in SAP e la fattura, insieme al processo di approvazione correlato, viene archiviata.
“La soluzione Accounts Payable è stata installata in meno di due mesi grazie al cloud computing”, ha dichiarato Perrin. “Oggi viene utilizzata giornalmente da più di 100 dipendenti. Sappiamo esattamente a che punto del processo di validazione si trovano le nostre fatture e siamo in grado di recuperare rapidamente qualunque fattura archiviata”.
Benefici raggiunti
• Tempo di gestione più veloce del 50%, dalla ricezione della fattura alla validazione del documento.
• Maggiore tracciabilità grazie all’archiviazione digitale e alle attività di analisi&audit trail offerte da Esker
• Aumento della produttività con la contabilità che non deve più inserire i dati delle fatture, inviare promemoria per l’approvazione o gestire gli errori legati alla gestione manuale.
• Rapporti migliori con i fornitori e maggior flusso di cassa grazie ai pagamenti effettuati ora in modo puntuale.
“Oltre alla semplicità di utilizzo della soluzione, ci ha conquistato la funzionalità di reporting”, ha dichiarato Perrin. “Viene inviata alla contabilità un’e-mail tutti i giorni, che elenca e tiene sotto controllo le fatture non ancora approvate. Uno dei maggiori vantaggi offerti dalla soluzione è la possibilità di definire il workflow di approvazione in base ai centri di costo e ai fornitori”.
