Banca C.R. Asti è da sempre presente in Piemonte e, da alcuni decenni, in Lombardia. Dal 2012, acquisito il controllo di Biverbanca, è nato il Gruppo Cassa di Risparmio di Asti, con oltre mille e 700 dipendenti e 254 filiali. La Banca fa della creazione di relazioni durature con la clientela, principalmente famiglie e PMI, il suo punto di forza
La collaborazione con C-Global, società del Gruppo Cedacri specializzata nei servizi di business process outsourcing (BPO), è nata con la decisione di adottare una soluzione per l’accentramento e la digitalizzazione della documentazione contrattuale.
Esigenze di business
«La necessità era di gestire i contratti con la dovuta accuratezza, rendendo più efficiente la fruibilità delle informazioni da parte del personale e contenendo i rischi operativi correlati al deterioramento e al potenziale smarrimento della carta» – spiega Giovanni Bonfanti, responsabile operations di Banca C.R. Asti. «Un’altra esigenza era quella di ottimizzare il controllo di completezza e di conformità dei documenti, attivando un unico presidio di verifica».
Una precedente esperienza aveva palesato quanto fosse oneroso – in termini economici e gestionali – lo sviluppo interno di un’applicazione efficace. Perciò, l’Istituto ha optato per una soluzione strutturata, sviluppata da un fornitore con forte competenza in ambito bancario.
Banca C.R. Asti ha quindi affidato la gestione dei propri archivi cartacei a C-Global, conferendogli anche l’incarico di svolgere alcune attività di back office.
«La soluzione C-Global – prosegue Bonfanti – offriva tutte le funzioni necessarie a una completa gestione delle fasi che intercorrono tra la produzione di un documento e la sua acquisizione ottica, per giungere (se richiesto) all’archiviazione cartacea oltre che elettronica».
Infatti, grazie a un avanzato motore di workflow, l’applicazione acquisisce le informazioni relative alla disponibilità di documenti presso l’unità di produzione della Banca al fine di tracciarne la presenza e la spedizione fino alla stazione di acquisizione ottica presso C-Global, dove – oltre alla scansione – è possibile eseguire puntuali verifiche, formali e sostanziali, circa la completezza e la conformità dei documenti, che vengono gestiti di conseguenza.
Sono anche attivabili sistemi personalizzabili di sollecito per particolari documenti e l’impiego di codici a barre su ogni documento da scansionare, ciò per evitare la digitazione errata di dati da parte di chi produce i documenti o da parte del personale C-Global.
Integrazione e velocità
«Considerando che i servizi C-Global sono integrati con diverse componenti del sistema informativo di Cedacri che usiamo in full outsourcing – aggiunge Bonfanti – è stato possibile implementare l’applicativo nel più ampio contesto del sistema informativo centrale».
L’implementazione della soluzione ha richiesto quattro mesi di “preparazione” e due di “fine tuning”, con una preliminare fase di assessment e l’attivazione di filiali pilota.
«Al momento, il sistema di workflow in uso traccia ogni apertura di rapporto di conto corrente, di deposito a risparmio e di dossier titoli (in particolare quest’ultimo corredato di tutta la documentazione MiFID): per ognuno di questi, l’operatore riceve sul cruscotto dell’applicazione l’evidenza dei contratti da inoltrare a C-Global, per l’acquisizione ottica e l’archiviazione, il giorno successivo a quello in cui è stato perfezionato. Altri documenti gestiti nel worflow sono l’adeguata verifica, le domiciliazioni di utenze e gli specimen di firma».
Scegliendo C-Global, la Banca ha guadagnato la possibilità di monitorare, in qualsiasi momento, lo stato di lavorazione di una pratica e di ottimizzare le fasi di acquisizione ottica e di controllo dei documenti lavorati. Inoltre, limitando al minimo la movimentazione della carta, è stato possibile ridurre il rischio di perdita e contenere i relativi costi di trasferimento. «La prospettiva – conclude Bonfanti – è quella di annoverare tra le tipologie di documenti gestiti anche i contratti di mutuo e le polizze assicurative».
