Da giugno di quest’anno è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, con conseguente necessità di adeguarsi da parte di imprese e professionisti che lavorano con la PA, da parte dei relativi commercialisti e consulenti e anche da parte delle stesse amministrazioni pubbliche
I gestionali ESA Software permettono di adempiere a questo processo, che prevede:
- Emissione della fattura in formato elettronico
- Apposizione della firma digitale
- Trasmissione della fattura alla PA tramite SdI (Sistema di Interscambio)
- Conservazione della fattura in modalità sostitutiva
Se uno solo di questi passaggi viene a mancare, la fattura non è considerata elettronica a norma di legge.
Emissione della fattura in formato elettronico
Attraverso il nuovo modulo “Fatturazione Elettronica”, è possibile reperire e memorizzare all’interno del gestionale tutte le informazioni necessarie e obbligatorie ai fini della emissione, trasmissione e gestione della fattura elettronica. Alcune informazioni fondamentali sono:
- Codice fiscale del trasmittente
- Codice IPA(*) (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) , ovvero il codice univoco dell’ufficio di riferimento, che i fornitori dovranno riportare obbligatoriamente
- Codici CIG e CUP
- altri dati.
Il modulo in oggetto prevede campi appositi per l’inserimento di queste informazioni aggiuntive.
Le fatture devono quindi essere trasformate in un file in formato XML (eXtensible Markup Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili che possano modificare i dati in esse inseriti /rappresentati; il modulo “Fatturazione Elettronica” produce in automatico il file XML richiesto.
Oltre a questo, Il modulo introduce dei controlli formali per garantire che la fattura sia conforme a quanto richiesto per la trasmissione al Sistema di Interscambio, es. che il nome del file sia corretto, che la dimensione del file sia quella consentita, che il file non abbia subito modifiche successive all’apposizione della firma, che la firma stessa sia valida, che la fattura in questione non sia già stata trasmessa ed elaborata, ecc.
Le fasi successive all’elaborazione della fattura
Premesso che la normativa considera la possibilità di avvalersi di intermediari per gestire di tutti
gli obblighi riguardanti la fatturazione elettronica, i clienti ESA, oltre al nuovo modulo del gestionale, possono usufruire di un servizio particolare, il “Service web FatturaPA”, a cui demandare le ulteriori fasi del processo.
Questo servizio gestisce passaggi importanti, che, se affrontati singolarmente, richiederebbero strumenti specifici o controlli difficili e onerosi a carico dell’utente.
Service Web per la Fatturazione Elettronica
Il “Service Web Fatture PA” è la soluzione Web che consente di trasformare in XML inviare e conservare le fatture elettroniche emesse nei confronti delle PA.
E’ dedicato:
a) ad Aziende e Professionisti che hanno bisogno di produrre, inviare e conservare le proprie fatture o parcelle elettroniche verso la PA
b) agli Studi di Commercialisti, Avvocati e Consulenti del Lavoro che vogliono fornire ai propri clienti il servizio di gestione delle fatture elettroniche verso la PA (intermediari)
c) alle Aziende e Professionisti che necessitano della sola conservazione
Il “Service Web Fatture PA”consente all’utente:
- la creazione delle Fatture Elettroniche in formato XML standard da interfaccia WEB;
- l’invio al servizio delle fatture in formato XML prodotte dal gestionale.
Il gestore del servizio si occupa di:
- apporre la firma digitale;
- inviare al SdI le fatture elettroniche;
- gestire le notifiche restituite dal SdI;
- garantire la Conservazione Sostitutiva a norma delle fatture elettroniche.
Ai fini della Conservazione Sostitutiva è necessario che i clienti istituiscano un sezionale IVA dedicato sia per motivi fiscali che per controllo sulla sequenzialità dei progressivi.
Tramite interfaccia, per l’utente è possibile ricercare e consultare lo stato delle fatture elettroniche emesse; visualizzare e modificare i propri dati anagrafici; visualizzare dati statistici e contatori utili per il controllo della propria posizione contrattuale; far accedere via web operatori a diversi livelli per consentire l’accreditamento, la gestione, il monitoraggio.
