Come fare per scrivere una e-mail di lavoro da veri professionisti? Ecco i consigli del presidente di Google, Eric Schmidt
Nel libro “How Google work” il presidente di Google Eric Schmidt, che ha denunciato la mancanza di preparazione informatica dei giovani italiani, ha enunciato le 9 regole per scrivere l’e-mail di lavoro perfetta utilizzando ovviamente il servizio di posta Gmail, che ora non è più legato a filo doppio al social network Google Plus. I consigli sono stati pensati con in collaborazione con Jonathan Rosenberg, che in passato ha ricoperto lo stesso ruolo di Schmidt, e il loro obiettivo è quello di aiutare gli utenti a “mandare email come veri professionisti”.
Le regole per l’e-mail di lavoro perfetta
1) La prima regola per la perfetta e-mail di lavoro è rispondere velocemente, in particolare se si fa parte di un team. “La maggioranza delle migliori persone nonché delle più impegnate che conosciamo, agiscono velocemente e rispondono subito non solo a noi o a un gruppo ristretto di persone importanti, ma a tutti”, dicono gli autori. Altro aspetto importante è confermare con un breve messaggio che l’e-mail è stata letta e che il suo contenuto sarà affrontato al più presto. “‘Ok, ho letto e procedo al più presto’ – affermano Schmidt e Rosenberg – “è la nostra risposta preferita”.
2) Quando si scrive una e-mail bisogna essere il più chiari e sintetici possibili. Per assicurarsi che il testo sia scritto al meglio è consigliabile prima scrivere una bozza, rileggerla ed eliminare le parti non necessarie
3) “Quanto tempo perdete davanti alla inbox cercando di scegliere quale mail leggere per prima? Quante volte aprite e rileggete una mail che invece avevate già guardato?”, sottolineano Schmidt e Rosenberg. Per perdere tempo è quindi fondamentale organizzare la posta per categorie e stabilire una classifica delle priorità. Una volta letto il messaggio abbastanza per averne compreso il contenuto bisogna poi decidere se ci interessa o meno nel più breve tempo possibile.
4) La quarta regola è riassunta negli acronimi LIFO (Last In first out) e OHIO (Only Hold It Once). Ogni messaggio deve essere gestito una sola volta. E’ opportuno iniziare dalla e-mail in cima alla lista per poi scorrere i contenuti meno recenti cercando di risolverli e archiviarli uno alla volta.
5) La quinta regola per una e-mail di lavoro perfetta è quella di smistare i contenuti alle persone interessate nel più breve tempo possibile. Ogni sera Schmidt consiglia di chiedersi: “Cosa ho dimenticato di girare ad altri tra i miei messaggi di posta?”
6) Considerare se è necessario inserire un destinatario in copia nascosta. Sul lavoro deve vigere il massimo della trasparenza. Bisogna sempre chiedersi se la persona in “blind copy” (bcc) ha davvero interesse ad essere informato sull’argomento e, se la risposta è affermativa, è necessario riflettere sulla possibilità di renderlo partecipe ufficialmente della conversazione. L’unico caso dove la “copia nascosta” è necessaria è quando il flusso di e-mail diventa troppo pesante e i contenuti diventano irrilevanti per un gran numero di destinatari. Il consiglio è quello di spostare questi soggetti in “bcc” e avvertire tutti dell’operazione.
7) In una e-mail di lavoro non bisogna essere aggressivi. Quando si tratta di urlare è meglio farlo al telefono o di persona
8) L’ottava regola di Schmidt e Rosenberg è quello di mettersi sempre in condizione di seguire lo sviluppo di un compito segnalato via e-mail. Per evitare di dimenticarsi quello che bisogna fare si consiglia di rimandare a se stessi il messaggio o l’e-mail a cui rispondere. Nel caso in cui il compito debba essere eseguito da altri è opportuno chiedere se la questione è stata risolta rimandando il testo iniziale ed eventuali documenti allegati.
9) L’ultima regola per una e-mail di lavoro perfetta è quella di renderla sempre rintracciabile velocemente. Se il messaggio è davvero importante è consigliabile rispedirlo a se stessi aggiungendovi qualche parola chiave che faciliti la ricerca tramite il motore interno a Gmail.
