Si chiama ZTravel la soluzione che gestisce in maniera completa tutte le esigenze legate ai viaggi e agli spostamenti di lavoro per tutte le aziende, a partire dalle PMI per arrivare alle multinazionali
Croce e delizia di aziende e dipendenti, i viaggi e le trasferte per lavoro costituiscono una delle voci di spesa più rilevanti per molte società. E il trend va verso un loro aumento, anche a causa di fenomeni come la globalizzazione o lo spostamento di unità produttive all’estero. Una ricerca di Oxford Economics del 2013 ha per esempio rilevato come le spese di trasferta siano aumentate in un anno del 6,6% negli Stati Uniti e del 5,1% in Europa. Logico quindi che, nella ricerca di sempre maggiori efficienze, le aziende valutino con attenzione le soluzioni che il mercato propone per il settore Business Travel Management, come si definisce oggi la gestione di tutto ciò che riguarda i viaggi di lavoro. Presentata nel corso del 2013, ZTravel è la soluzione di Zucchetti specifica per questo ambito, e che fa parte della più ampia suite HR di gestione del personale, nata intorno agli anni 2000 e oggi molto apprezzata sul mercato per la sua flessibilità e completezza di funzioni. «Una soluzione di gestione del post travel e delle note spese era già presente da diversi anni come modulo di completamento della piattaforma HR Zucchetti» – spiega Raffaella Armiento, account manager di ZTravel in Zucchetti. «Lo scorso anno, è stata presa la decisione strategica di diventare leader anche nell’ambito del Business Travel Management, ed è per questo che abbiamo realizzato Ztravel, rinnovando totalmente, dal punto di vista ergonomico e funzionale, il modulo relativo ai viaggi, e creando una soluzione che, oltre a essere integrata nella suite HR di Zucchetti, è oggi proposta anche in modalità stand alone, ponendosi come punto di riferimento del mercato» – sottolinea Valentina Ubaldi, product manager di ZTravel in Zucchetti.
Flessibilità e scalabilità
La filosofia della nuova soluzione Zucchetti è molto chiara: «La gestione di viaggi e trasferte di lavoro rappresenta un mondo “cross” all’interno dell’azienda, in quanto si interfaccia necessariamente sia con la divisione HR sia con la contabilità, ed è per questo che un prodotto valido deve prevedere una ricchezza di funzioni capace di servire tutti i diversi interlocutori» – fa notare Raffaella Armiento. Non a caso, ZTravel si rivolge a tutte le aziende che dispongono di personale viaggiante, indipendentemente dalla loro dimensione o dal settore di attività: dalla PMI alla multinazionale con presenza anche all’estero, la soluzione ha la giusta dose di scalabilità, flessibilità e completezza necessaria per soddisfare anche le esigenze più particolari. Infatti, ZTravel è sviluppata in ottica multi-company, multi-valuta e multi-lingua, oltre a essere basata su interfaccia di tipo web, per la massima facilità di utilizzo. Studiata per gestire tutti i processi e i sottoprocessi relativi al Business Travel Management, governando tutte le fasi pre-travel, on-travel, post-travel e analytics, la soluzione aiuta le aziende a implementare e migliorare in maniera continua le strategie volte a ottimizzare le spese relative a viaggi e trasferte, assicurando un’analisi approfondita dei costi, anche per apportare le eventuali correzioni ai fini della loro diminuzione.
Gestire la complessità
«Quello dei viaggi d’affari è un settore talvolta sottovalutato dalle aziende, che spesso non si rendono conto della complessità di gestione, che dipende principalmente dalla molteplicità degli aspetti che lo caratterizzano, a partire dall’organizzazione stessa della trasferta, che risulta essere sicuramente il momento fondamentale sul quale concentrare l’attenzione, al fine sia di salvaguardare le esigenze del dipendente nel rispetto delle policy aziendali sia di operare con attenzione in termini di risparmio dei costi» – spiega Valentina Ubaldi. Ecco quindi che ZTravel consente di gestire l’autorizzazione alle trasferte a vari livelli e secondo la travel policy aziendale, le trasferte di gruppo, la gestione degli anticipi, le richieste dei servizi di viaggio tramite agenzie oppure tramite un ufficio interno, l’analisi dei costi e valutazioni sul personale in trasferta. Ma non solo: un innovativo tool di self booking, denominato Infinity Booking, consente al dipendente di effettuare personalmente la prenotazione dei servizi necessari alla trasferta, attraverso una piattaforma web che applica in maniera automatica i criteri di selezione stabiliti in azienda. ZTravel permette anche l’acquisizione dei costi in automatico e in tempo reale, oltre che la contabilizzazione delle spese prepagate e l’ottimizzazione della fase di riconciliazione dei costi di viaggio in nota spese. Altra esclusiva della soluzione Zucchetti è ZSign, lo strumento che permette, tramite l’ utilizzo del badge aziendale o in alternativa tramite un codice OTP (One Time Password) inviato via sms, di applicare una firma elettronica avanzata alla distinta dei rimborsi spese, eliminando l’obbligo di archiviare la stampa cartacea della distinta stessa.
L’importanza dell’integrazione
«Un altro dei vantaggi indiscussi di ZTravel è quello di essere integrata nativamente nella suite HR di gestione delle risorse umane, permettendo di accedere a tutte le funzioni necessarie attraverso un unico portale, ed eliminando la necessità di ridondare i dati, visto che le anagrafiche sono uniche, con indubbi benefici anche in termini di certezza dei dati e di riduzione di lavoro di back office» – evidenzia Raffaella Armiento. Ma quello dell’integrazione è un plus che non si limita alle soluzioni Zucchetti, visto che ZTravel è stata studiata per integrarsi con altre soluzioni già presenti in azienda, come per esempio gli ERP, in modo da realizzare una completa automazione delle scritture contabili. Inoltre, la presenza di tool analitici consente di effettuare un monitoraggio accurato delle spese di viaggi e trasferte, non solo ai fini della loro ottimizzazione, ma anche per scopi più attinenti al business. «Per esempio, nel caso di un’azienda che opera per progetti, si potranno facilmente imputare le spese su una o più commesse anche in percentuale diversa, consentendo di automatizzare la rifatturazione dei costi di trasferta ai clienti finali con un significativo risparmio di tempo per l’elaborazione dei dati, oppure, un’altra esigenza potrebbe essere quella di poter analizzare i costi per area geografica al fine di verificare la redditività della zona stessa rispetto agli investimenti sostenuti» – spiega Valentina Ubaldi.
Il giudizio del mercato
Il riscontro del mercato non si è fatto attendere: «Da quando è stata rilasciata nella veste rinnovata, ZTravel ha conquistato più di 100 nuovi clienti e nella prima metà del 2014, abbiamo già rilevato un incremento del 40% rispetto all’anno precedente» – dichiara Raffaella Armiento. Tra i clienti che hanno scelto ZTravel, vi sono nomi del calibro di Bialetti, Denso, Dimension Data, Lucart, Manutencoop e Snai, solo per citarne alcuni. Nel report di marzo 2014 “What You Need to Know Before Choosing a Travel Expense Management Solution” di Gartner, Zucchetti è stata annoverata tra gli otto principali vendor a livello mondiale di applicazioni ERP e HR integrate con soluzioni di Travel Management. Come dire che pubblico e critica sono d’accordo. Non capita spesso, ma Zucchetti è riuscita anche in questo.
Foto di Gabriele Sandrini
