Consolidamento civilistico, riconciliazioni intercompany, controllo finanziario, pianificazione fiscale, patrimoniale, budgeting e reporting gestionale
Fino al 2010, il panorama dei sistemi finanziari di Vorwerk – storica azienda tedesca la cui gamma di prodotti comprende, tra gli altri, l’aspirapolvere Folletto e l’elettrodomestico da cucina Bimby – era caratterizzato da soluzioni isolate per la gestione dei processi di reporting, consolidamento e riconciliazione intercompany. Karsten Köhncke, VP Controllo ha dovuto fronteggiare la sfida legata alla sostituzione di sistemi ormai superati e al coordinamento delle esigenze delle otto divisioni commerciali indipendenti dell’azienda. A suo parere, la chiave per portare a termine questo cambiamento è stata l’implementazione di un software unico e unificato a supporto dei vari processi gestiti dall’area amministrazione, finanza e controllo.
L’elenco dei requisiti era lungo e dettagliato. La nuova soluzione doveva infatti supportare l’attività quotidiana di circa 200 utenti con responsabilità che spaziavano dal controllo finanziario e dal consolidamento civilistico alla pianificazione fiscale, patrimoniale e al budget. Vorwerk necessitava pertanto di un sistema altamente flessibile, capace di semplificare le riconciliazioni intercompany sia per i requisiti di legge sia per la gestione interna, di supportare la creazione di Stati Patrimoniali previsionali e previsioni fiscali, oltre a ottimizzare il reporting finanziario nel suo complesso.
Grazie alla soluzione software di Tagetik, Vorwerk ha potuto adottare parametri e strutture finanziarie comuni a tutto il gruppo, migliorando sensibilmente i propri processi di riconciliazione delle partite intercompany. Il Gruppo, che già nella prima fase del progetto è riuscito a gestire tutti i requisiti obbligatori delle sue otto divisioni e di una società collegata, ha successivamente implementato diversi altri progetti secondari finalizzati a migliorare il controllo delle funzioni IT, HR e Acquisti.
Il perimetro di consolidamento in Vorwerk comprende 120 aziende: gli esperti di consolidamento di Alper & Schetter, partner di lunga data di Tagetik, insieme con il distributore di Tagetik in Germania, Austria e Svizzera tedesca, pmOne, hanno svolto un ruolo fondamentale nello sviluppo del software. Il componente principale della soluzione è il cruscotto di riconciliazione delle partite intercompany (IC). Secondo Beatrix Schmidt, responsabile del consolidamento a livello corporate presso la holding del Gruppo – dato che oggi è possibile eseguire le riconciliazioni IC all’interno del software di Tagetik e parallelamente alla chiusura dei conti nel sistema – gli utenti delle singole aziende dispongono di un migliore controllo sui dati inseriti. Inoltre, i soggetti responsabili presso la sede centrale possono visualizzare facilmente lo stato di avanzamento del processo e i dati immessi. Il componente analitico di Tagetik (Tagetik Analytics) supporta l’elaborazione rapida di analisi sofisticate e ad hoc. Inoltre, attraverso i grafici ottimizzati e standardizzati in tutto il Gruppo, Vorwerk ha potuto migliorare l’efficienza dell’intero reporting. I dirigenti possono quindi accedere a informazioni rilevanti sotto forma di report predefiniti e cruscotti di dashboard mediante un browser web. La nuova soluzione ha soddisfatto anche il desiderio dell’azienda di una maggiore mobilità.
I report infatti possono essere pubblicati e consultati su tutti i tipi di dispositivi mobili, anche fuori dall’ufficio. Nel complesso, Karsten Köhncke si dice soddisfatto di come Tagetik abbia migliorato il reporting gestionale e i processi di riconciliazione intercompany in tutto il Gruppo. L’implementazione ha confermato anche la sua sensazione iniziale, in altre parole che i vantaggi del software risiedano principalmente nella sua versatilità e nell’ampiezza dell’ambito di utilizzo. In generale, il progetto congiunto ha migliorato la collaborazione e la comprensione reciproca tra le funzioni Consolidamento /Contabilità di Gruppo e Controllo finanziario a livello centrale.
