Esker ha annunciato di essere stata scelta da GECITech, azienda specializzata nella produzione di tubi flessibili e raccordi in acciaio inossidabile, per automatizzare la gestione e la distribuzione delle proprie fatture clienti
Oltre ad aiutare GECITech a migliorare il proprio customer service, la soluzione di automatizzazione delle fatture clienti Esker Account Receivable ha permesso a GECITech di risparmiare molto tempo e guadagnare in efficienza.
GECITech ha contattato per la prima volta Esker nel 2012 per esternalizzare la gestione e la distribuzione di tutte le fatture cartacee che dovevano essere inviate via posta tradizionale. In precedenza, GECITech aveva 3 impiegati a tempo pieno che stampavano, piegavano, imbustavano e timbravano oltre 700 fatture ogni mese (1.500 pagine circa), ma aveva bisogno di una soluzione per modernizzare il processo ed eliminare le attrezzature per la stampa e spedizione. Ora per rispondere alle richieste dei clienti di ricevere le fatture in formato elettronico, GECITech ha potenziato la propria soluzione includendo l’invio delle fatture in formato elettronico via e-mail o EDI e offrendo l’archiviazione documentale indipendentemente dalla modalità di distribuzione scelta.
[blockquote style=”4″]“Sempre più clienti vogliono passare alla fatturazione elettronica — sia via e-mail che EDI. Grazie a Esker abbiamo ora una soluzione innovativa che ci permette di offrire ai nostri clienti, attuali e futuri, una soluzione veloce, affidabile e all’avanguardia”, ha dichiarato Alain Favre, CEO di GECITech. “Il nostro obiettivo è eliminare il più possibile la carta nella nostra azienda, inclusi tutti gli archivi cartacei”.[/blockquote]
Una soluzione, tre possibilità
Grazie a Esker, GECITech ha ora la possibilità di inviare ai propri clienti le fatture via:
• Posta: Esker gestisce la stampa, la piegatura, l’imbustamento, l’affrancatura e la consegna al servizio postale locale di tutte le fatture cartacee grazie a Esker Mail Services. GECITech inoltre utilizza la stampante virtuale Esker per inviare sondaggi, comunicazioni marketing o commerciali.
• E-mail: Esker invia in automatico le fatture via e-mail, come allegato o con un link al portale web.
• EDI: viene sviluppato un processo customizzato per facilitare l’invio della fattura dal sistema per la contabilità del cliente al sistema di GECITech.
Benefici Ottenuti
• Minor rischio di commettere errori: ora gli indirizzi postali errati possono essere corretti prima dell’invio.
(continua)
• Riduzione dei costi: con meno consumabili, costi di affrancatura ridotti grazie alle tariffe agevolate Esker e senza manutenzione hardware, GECITech è riuscita a risparmiare in modo considerevole.
• Disponibilità in tempo reale delle fatture elettroniche
• Risparmi di tempo: Mentre in precedenza tre risorse si dedicavano per oltre un giorno e mezzo a gestire e processare tutte le fatture mensili, adesso occorrono solo 15 minuti di un manager della contabilità clienti.
• Accessibilità delle fatture: le fatture sono disponibili per i clienti 24/7 grazie a un portale web sicuro.
[blockquote style=”4″]“Tutti coloro che lavorano con la soluzione, sia dipendenti che clienti, ne apprezzano la semplicità, la fruibilità e l’efficacia”, ha dichiarato Favre. “Esker ci ha permesso di offrire ai nostri clienti un livello superiore di servizio. La velocità e la trasparenza nel processo sono due elementi chiave che ci consentiranno di raggiungere il nostro obiettivo futuro di eliminare totalmente la carta”.[/blockquote]
GECITech ha in programma di estendere la gestione e lo scambio elettronici dei documenti a tutti i propri clienti, così come alle altre filiali, nel corso del 2014. L’azienda sta prendendo in considerazione di automatizzare con Esker anche altri processi documentali aziendali critici.
