Sicurezza e governance dei dati nel document management: le esigenze crescono, sia per l’esplosione dei dati sia per le nuove disposizioni normative, ma la imaging company è sempre più al fianco dei clienti
Quello della governance e della sicurezza dei dati è senza dubbio un tema molto attuale, e non solo alla luce dell’ormai imminente entrata in vigore del GDPR, il regolamento europeo in materia di protezione dei dati che diventerà operativo tra poco più di sei mesi, a fine maggio 2018. «Ma va detto che in Italia le aziende si stanno muovendo soltanto adesso, a questo riguardo» – esordisce Enzo Capilli, sales director di Integra Document Management – A Canon Company (IDM) conversando con Data Manager. «È pur vero che nel 2016 la spesa in sicurezza dei dati si è attestata intorno a un miliardo di euro, con una crescita del sei per cento rispetto all’anno precedente, ma forse non basta» – prosegue Enzo, evidenziando anche che «per quanto riguarda il regolamento GDPR, non sono poche le aziende che devono ancora allinearsi a una normativa che investe molti aspetti aziendali, visto che non coinvolge solamente le classiche competenze di tipo IT ma anche quelle organizzative e legali, per esempio, con la figura del data protection officer (DPO)».
Attenzione, strumenti e cultura
Si tratta dunque di uno scenario complesso, in cui il tema della sicurezza dei dati e della conformità delle norme in materia «va visto in maniera più ampia, soprattutto alla luce della digital transformation. Nascono dunque nuove necessità che si impongono per le imprese che devono proteggere il proprio business e la propria reputazione. Sono tre gli elementi essenziali per raggiungere tale scopo: attenzione costante, strumenti adeguati e cultura specifica» – spiega Giuseppe D’Amelio, director information management solutions & services di Canon Italia. Ma è lo stesso regolamento che può fornire soluzioni a problemi nuovi: per esempio, il GDPR prescrive la “privacy by design”, cioè stabilisce che la salvaguardia dei dati sia prevista già nella fase di studio del software o del prodotto. Questo costituisce «un’ottima opportunità, oggi che le aziende hanno la possibilità di cambiare i processi ripensandoli direttamente in digitale, sia per una maggiore efficienza che per una maggiore sicurezza» – fa notare D’Amelio.
Competenze in campo
Nella gestione documentale oggi non si gestiscono più solo informazioni strutturate, come i documenti classici, ma sempre più anche quelle non strutturate, come video o immagini. Giuseppe D’Amelio mette in evidenza le vaste competenze di Canon in questo ambito – «sia per la gestione dei dati che delle immagini, dove Canon è da tempo leader». Canon può mettere a disposizione delle aziende due componenti fondamentali: «Da una parte prodotti e soluzioni anche personalizzabili, dall’altra numerosi servizi di consulenza, tra cui un advisory per la information governance, con lo scopo di gestire al meglio il ciclo di vita delle informazioni e il loro workflow, ovvero il controllo sull’accesso e il trattamento a documenti riservati e non». Inoltre, l’aumento notevole del volume di dati digitali ha favorito la crescita nell’uso di servizi cloud, per questa ragione Canon ha investito anche in questa direzione, coprendo tutti i tipi di esigenze con la massima flessibilità e includendo modelli “pay per use”.
Comprendere i processi di business
Il portfolio delle soluzioni di document management si completa inoltre con i servizi di BIS – Business Information Services, la business unit di Canon che ha integrato IDM, Integra Document Management, azienda acquisita un paio d’anni fa da Canon, che «offre servizi di business process outsourcing & digital transformation operando in-house presso i clienti e out-house nel nuovissimo Operation Center di Cernusco S/N, avvalendosi di un datacenter Tier4 per garantire elevati standard di sicurezza e disaster recovery. Una value proposition riorganizzata per industry come insurance, finance & banking, telco & media, energy & utilities, business services, manufacturing in modo da essere in grado di comprendere a pieno i processi di business verticali, organizzati per personas e indirizzare al meglio servizi e soluzioni software» – conclude Enzo Capilli.
