Il nuovo white paper commissionato da OKI Europe afferma che molte aziende sarebbero inclini a digitalizzare i documenti per ridurre lo spazio fisico di archiviazione
Solo un terzo delle aziende europee intende sviluppare un ambiente digitale con MFP intelligenti che svolgono un ruolo chiave nel passaggio dai processi cartacei, come ha rilevato un nuovo white paper di IDC commissionato da OKI Europe.
Attualmente la maggior parte delle aziende europee sta utilizzando una combinazione di documenti cartacei e digitali nelle loro operazioni quotidiane. Tuttavia, un terzo delle aziende intende sviluppare un ambiente digitale per il futuro.
Il white paper, compilato da Jacqui Hendriks, responsabile IDC della pratica di consulenza e ricerca sulle soluzioni per la gestione di documenti e servizi di stampa gestita a livello europeo, si intitola “I vostri processi aziendali stanno soffocando la vostra opportunità di mercato? Stampa conveniente e gestione dei documenti tramite gli MFP intelligenti“.
Precedenti ricerche IDC, citate nel documento, mostrano come molte aziende sarebbero inclini a digitalizzare i documenti per ridurre lo spazio fisico di archiviazione negli uffici o fuori sede. In questo scenario, uno dei vantaggi principali offerti dall’automazione dei processi aziendali consiste nel fornire la possibilità di archiviare i documenti in un unico posto. Grazie all’accesso alla funzionalità di scansione, gli utenti possono digitalizzare dati in un formato che consente di svolgere ricerche, nonché eseguire la scansione diretta verso la destinazione specificata, eliminando la necessità di documenti cartacei e iniziando a creare un ambiente digitale.
Secondo IDC, le funzionalità chiave che un MFP intelligente può fornire alle aziende gettando le basi per la digitalizzazione dei documenti includono la capacità di eseguire la scansione diretta sulla posta elettronica, su una cartella specificata che si trova su una rete o su una destinazione basata su cloud per ulteriori scopi di utilizzo o archiviazione. In tal modo, vengono soddisfatte le esigenze del 66% delle aziende europee, secondo le quali uno dei principali vantaggi offerti dall’automazione dei processi aziendali consiste nella possibilità di disporre dei documenti archiviati in un unico posto. È possibile effettuare la scansione di documenti di diverso formato, da esportare in PDF o PDF/A, quest’ultimo più adatto alle esigenze di archiviazione digitale a più lungo termine.
Il white paper IDC, inoltre, ha rilevato che attualmente i processi correlati alla gestione di documenti comportano, ogni anno, una notevole perdita di produttività dei dipendenti. In quanto strumenti di trasformazione personalizzabili, gli MFP intelligenti offrono sostanziali vantaggi al flusso di lavoro, automatizzando molte operazioni manuali dispendiose in termini di tempo e consentendo alle aziende di concentrarsi sulle attività che favoriscono l’espansione.
“In quanto strumenti tecnologici per gli ambienti di lavoro, gli MFP intelligenti sono notevolmente migliorati in pochissimo tempo”, afferma Terry Kawashima, Amministratore Delegato di OKI Europe Ltd. “Questa è una risposta diretta alla domanda del mercato relativa alla digitalizzazione e alla semplificazione del flusso di lavoro correlato alla gestione dei documenti, come emerge in questo recente white paper IDC, spianando la strada ad un futuro che vedrà una riduzione degli archivi fisici e un aumento della digitalizzazione dei documenti”.
La gamma OKI di MFP intelligenti combina un software sofisticato con un’avanzata tecnologia. Questi strumenti incorporati forniscono alle aziende una vasta gamma di funzionalità necessarie per migliorare il modo in cui i documenti vengono manipolati, gestiti ed elaborati in un’organizzazione e per supportare la crescente esigenza verso un’efficiente digitalizzazione di documenti nelle aziende sempre più impegnate.
