Archiva Group digitalizza i processi per la gestione delle operazioni Import ed Export

Le soluzioni di Archiva per i processi Import ed Export rispondono alle esigenze introdotte dalle nuove norme dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), nell’ambito del processo di reingegnerizzazione del sistema informativo AIDA 2.0

Archiva Group, azienda punto di riferimento da oltre 30 anni per lo sviluppo di servizi digitali in outsourcing e per la consulenza specializzata in trasformazione digitale, annuncia due nuove soluzioni perfettamente integrabili in Requiro che semplificano le attività degli operatori economici nell’ambito delle nuove procedure digitalizzate per i processi doganali import ed export.

Questi moduli avanzati offrono la riduzione delle attività manuali e la semplificazione degli adempimenti richiesti grazie all’impiego dell’automazione dei processi nel recepimento della documentazione e nella sua riconciliazione, garantendo allo stesso tempo il controllo sul processo e la conservazione a norma dei relativi documenti. Le soluzioni offrono alle aziende affidabilità ed efficienza senza precedenti.

L’obiettivo delle soluzioni è quello di semplificare per le aziende il soddisfacimento delle nuove procedure digitalizzate introdotte dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), nell’ambito del processo di reingegnerizzazione del sistema informativo AIDA 2.0, a seguito del cambio normativo richiesto a livello unionale.

“Attraverso queste soluzioni, offriamo alle aziende strumenti potenti e flessibili per gestire in modo efficiente la complessità dei documenti doganali. Le nostre soluzioni sono modulabili in base alle esigenze dei clienti e non solo semplificano la gestione quotidiana, ma si adattano prontamente ai cambiamenti normativi, garantendo la conformità e la tranquillità alle aziende in un contesto di continua evoluzione.” Samuele Fini, Sales Director – Applied Solution di Archiva Group.

Per le operazioni d’importazione, dal 9 giugno 2022 il Documento Amministrativo Unico (DAU), o bolletta doganale, è stato sostituito da un flusso di dati, secondo una procedura ormai completamente informatizzata. A seguito di queste modifiche, le aziende hanno dovuto ripensare le modalità di recepimento dei documenti correlati e le loro procedure di gestione IVA, azzerando gli errori e riducendo allo stesso tempo l’impegno umano in azioni ripetitive. Accanto a queste esigenze, si affiancano quelle di garantire la compliance della documentazione e la conservazione a norma. Infatti, gli operatori devono assicurare la completezza dei documenti per l’importazione, per evitare le sanzioni tributarie e IVA e la perdita del credito IVA.

Invece, secondo le nuove procedure Export, il Documento di Accompagnamento all’esportazione sarà reperibile nel sono formato elettronico tramite il portale PDMU, e insieme al codice MRN e alla fattura elettronica risulta fondamentale per provare l’avvenuta esportazione e liquidare i diritti doganali per l’esportatore. Una delle novità principali introdotte dal progetto AES ph1 è proprio la sua dematerializzazione.

Quindi, l’obiettivo delle soluzioni Dogane Import e Dogane Export è quello di permettere alle aziende di recepire in modo rapido ed efficiente il cambio di procedura imposto da ADM.

L’approccio modulare proposto da Archiva Group è quindi un mix sapiente di consulenza, servizi e tecnologie. Sul versante import Archiva Group propone:

• Automazione: Il servizio permette il recupero del codice MRN (Movement Reference Number) e il controllo dello stesso; per la ricerca e il download dei documenti di sintesi e svincolo e del Prospetto Contabile.  Questo approccio automatizzato garantisce rapidità e precisione nell’ottenere i documenti necessari per le importazioni, incrociando tutte le combinazioni di P.IVA con i Codice Ufficio Doganale.
• Ricerca Full Text e Indicizzazione: I documenti sono oggetto di una lavorazione di archiviazione digitale che rende possibile effettuare ricerche per tutte le parole, numeri o codici chiave presenti nei documenti, facilitando la gestione e l’accesso alle informazioni critiche.
• Monitoraggio dello Stato del Fascicolo Documentale: Gli utenti possono monitorare lo stato del fascicolo documentale (composto da più documenti che necessariamente devono essere presenti), verificandone la completezza e allertando l’operatore su eventuali mancanze che potrebbero pregiudicare la chiusura del processo. Questa caratteristica offre una visione chiara e in tempo reale del progresso, consentendo una gestione proattiva dei documenti.
• Conservazione a Norma: La soluzione si integra nativamente al sistema di conservazione di Archiva Group, garantendo la conservazione a norma dei documenti relativi alle importazioni. Ciò è essenziale per conferire al documento informatico lo status di prova legalmente valida anche in caso di contenzioso con ADM o Agenzia delle Entrate.
• Adattabilità al Cambio di Procedura Imposto da ADM: L’obiettivo principale di Archiva Group è consentire alle aziende di recepire in modo rapido ed efficiente il cambio di procedura imposto dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM). Le soluzioni sono progettate per adattarsi dinamicamente alle nuove regolamentazioni, assicurando la continuità operativa e la conformità normativa.

Spostandoci sull’Export l’approccio Archiva Group non cambia:

• Automazione: Il servizio permette il download automatico dei documenti dal portale ADM, compreso il recupero dei codici MRN (Movement Reference Number) e DAE (Documento Amministrativo di Esportazione). Questo approccio automatizzato garantisce rapidità e precisione nell’ottenere i documenti necessari per le esportazioni.
• Lavorazione Standard di Archiviazione Digitale: una lavorazione standard di archiviazione digitale, garantisce che i documenti siano trattati in modo coerente e restituendo alle aziende la possibilità di accedere ad un archivio digitale ordinato e condivisibile, dove informazioni e dati siano ricercabili in modo veloce.
• Metadatazione Standard e Pubblicazione: I documenti vengono elaborati con metadatazione standard, arricchendo le informazioni chiave per una facile ricerca e gestione. Successivamente, vengono pubblicati sulla piattaforma Requiro (by Archiva Group) o su risorse interne del cliente, offrendo una visibilità immediata e un accesso facilitato ai documenti.
• Dashboard di Controllo Dedicata: Una dashboard dedicata consente il monitoraggio dello stato di lavorazione e la riconciliazione dei documenti. Ciò permette alle aziende di verificare il regime di non imponibilità della transazione entro i termini prescritti dalla legge, riducendo il rischio di errori e garantendo una gestione efficiente delle operazioni di esportazione.
• Riversamento nei Sistemi di Conservazione a Norma: Contestualmente alla gestione documentale, i documenti doganali vengono riversati nei sistemi di conservazione a norma. Questo assicura la disponibilità necessaria in ambito IVA, accise e la conformità con la normativa AgID.