E’ la nuova applicazione software TA EASY FOLDER da installare sulle multifunzioni. Facile da utilizzare da qualsiasi device
Il Gruppo TADI di Cordenons (PN), distributore italiano del marchio Triumph Adler, con oltre 16 milioni di euro di fatturato complessivo, dal 2018 è impegnato nel rilancio sul territorio nazionale dello storico marchio tedesco proponendo le multifunzioni corredate di soluzioni ad hoc per mercati verticali. Una strategia innovativa che sta dando risultati di grande soddisfazione agli utenti delle soluzioni.
Le applicazioni sono realizzate dal Centro di sviluppo software interno al Gruppo, a marchio proprio, TA EASY FOLDER, registrato nel 2019.
Ad oggi sono disponibili soluzioni per i seguenti mercati: autotrasportatori, studi legali, mondo della scuola, autoscuole, agenzie assicurative, imprese di manutenzione.
Di recente è stata rilasciata l’applicazione TA Easy Folder Advanced per Agenzie Immobiliari che risolve in automatico i problemi di contabilizzazione di qualsiasi operazione, dalla stampa alla scansione.
Ogni utente può utilizzare il sistema di stampa da qualsiasi device: da smartphone, tablet o pc e con qualsiasi sistema operativo. Si può inoltrare una stampa anche da remoto tramite email. I procedimenti sono semplici. Ogni operazione eseguita sulla macchina produce un file di log che è la traccia che serve anche ai fini del DGPR.
Tutte le operazioni guidate dai processi vengono opportunamente contabilizzate per utente secondo le regole pre-impostate utilizzando i listini prezzi immessi nella macchina. Per ciascun utente verrà prodotto in automatico un documento (fattura pro-forma) in un formato scelto dall’amministratore. E’ possibile pre-formattare qualsiasi formato di report o di documento in base alle esigenze gestionali e di comunicazione dell’Agenzia.
Ecco nel dettaglio i problemi oggi della gestione delle attività di stampa nella agenzia immobiliare, che con TA Easy Folder Advanced per Agenzie Immobiliari saranno solo un brutto ricordo.
L’agenzia immobiliare opera, come soggetto di una catena o in franchising, per rendere sicuri e a norma di legge l’affitto e la compra-vendita di uffici, fabbricati e terreni.
Nell’organizzazione, è molto importante il ruolo dei sub-agenti che hanno il compito di reperire gli immobili e quindi di trovare i clienti.
In considerazione dell’importanza dei beni transati e del complesso di normative da rispettare, tutto il rapporto di compra-vendita viene gestito attraverso corpose documentazioni.
A titolo di esempio: bisogna produrre i dati catastali dell’unità immobiliare, una relazione legale per garantire la corretta provenienza, una relazione tecnica per assicurare la effettiva commerciabilità del bene oltre ad una planimetria graficamente esaustiva, un servizio fotografico per valorizzare gli interni, etc. Il tutto può comportare centinaia di stampe e scansioni.
E’ pratica amministrativa delle agenzie addebitare ai sub-agenti i servizi dell’agenzia e in particolare scansioni e stampe.
Diverse sono le criticità correlate all’addebito di stampe e scansioni:
1. Contabilizzare stampe da sistemi diversi da MS Windows è talvolta impossibile
2. Recuperare i dati per calcolare gli addebiti è dispendioso
3. Le attività amministrative tolgono tempo alle attività di business
4. Non di rado ci sono contestazioni che stressano i rapporti mettendo a rischio l’affare
5. Gli errori di contabilizzazione possono produrre costi importanti
6. Notevoli sprechi causati da stampe lanciate inopportunamente
7. Procedure di stampa non aderenti alle direttive GDPR
Con TA Easy Folder Advanced per Agenzie Immobiliari:
- Ogni utente può immettere una serie completa di regole per personalizzare la propria contabilizzazione
- Si evitano errori dovuti ad attività manuali di conteggio.
Così, i documenti e i dati sono a prova di contestazione.
TA Easy Folder Advanced per le Agenzie Immobiliari è progettata perché si possa utilizzare senza bisogno di apprendere nozioni tecniche. Infatti, è solo una funzione avanzata di una multifunzione. Pertanto offre i seguenti vantaggi:
- non richiede software complicati
- non richiede di modificare la struttura informatica dell’Agenzia
- non richiede costi di avviamento di programmi
- lascia inalterate le consuetudini operative degli utenti.
Le modalità d’uso in 2 passi.
1. Creazione delle regole
All’atto della consegna della macchina si impostano le regole di gestione dei processi di utilizzo del sistema di stampa Triumph Adler per personalizzare gli addebiti.
Per esempio, alcuni utenti potrebbero non avere addebiti, altri solo per la stampa e non per le scansioni; si potrebbero forzare scansioni a bassa qualità per invio email; alcuni utenti potrebbero dover stampare la prima copia a colori e le successive in bianco e nero o disporre di prime 100 copie gratis; altri invece potrebbero avere un addebito per qualsiasi operazione sulla macchina.
Una volta inseriti nella macchina i listini prezzi delle operazioni, le possibilità sono in pratica infinite.
Successivamente le regole possono essere cambiate dall’utente che ha gli opportuni diritti di accesso.
2. Uso della macchina
Il sistema riconosce l’utente e applica le regole di addebito prestabilite.
Le stampe non saranno prodotte subito ma l’utente potrà ritirarle dopo aver fatto il login quando sarà fisicamente vicino alla stampante.
In questo modo, l’utente prima di stampare può eliminare eventuali documenti che non servono più, risparmiando costi inutili.
Anche tutte le operazioni di scansione sono gestite dal processo: per esempio, se si vuole inviare una scansione via mail l’applicazione produce in automatico un allegato in bassa risoluzione.
